Тайм-менеджмент для HR: як усе встигати й не вигоріти?

У вас теж таке буває: цілий день у завантаженні, постійні дзвінки, листи, термінові завдання, а в кінці дня здається, що майже нічого не зробили? Якщо так, то ця стаття точно для вас. Розповідаємо простими словами, як HR-фахівцям упорядкувати свій день та зберігати баланс між роботою та особистим життям.

Що таке тайм-менеджмент і чому HR без нього ніяк?

У вас є лише 24 години на добу — не більше і не менше. З цього часу потрібно і працювати, і спати, і їсти, і приділяти увагу сім'ї. Якщо не вміти правильно розподіляти час, можна дуже швидко «вигоріти». 

HR-фахівці — одні з найбільш завантажених людей у компанії: онбординг, опитування співробітників, корпоративні заходи. Часу катастрофічно не вистачає!

Тайм-менеджмент — це буквально вміння керувати своїм часом так, щоб устигати все найважливіше й не відчувати, що ви потопаєте в рутині. Для HR це ще й можливість допомогти команді організувати робочі процеси, щоб вони були продуктивними, а не просто «зайнятими».

Чому з тайм-менеджментом усе складно?

Український ринок праці зараз переживає серйозні зміни: багато компаній переходять на дистанційну або гібридну роботу, частина бізнесів адаптується до нових реалій воєнного часу. Це вносить неабиякі корективи у щоденну роботу HR-фахівців.

Під час вебінару «Ефективна робота без зайвих кроків: як автоматизація процесів вивільняє час та ресурси», який провела команда HURMA, експерти наголосили, що HR-фахівці витрачають до 40% свого часу на рутинні задачі.

Автоматизація процесів допомагає зменшити кількість зайвих кроків, звільнити час і зробити роботу команди більш ефективною. HURMA дозволяє автоматично запускати сценарії задач, нагадувати про важливі події та навіть підтримувати процес адаптації новачків у компанії без втручання HR.

Як ефективно розподіляти час: прості поради, які справді працюють

Плануйте день наперед

Так-так, ми всі чули про списки справ, але, чесно кажучи, багато хто ігнорує цю пораду. А дарма! Напередодні ввечері виділіть 10 хвилин і напишіть собі план на завтра.

Пам'ятайте про головне правило: 

Ваша енергія вранці — найвища. Використовуйте цей час для найважливіших завдань.

На вебінарі команда HURMA наголосила на важливості автоматизації повторюваних задач через сценарії. У системі можна автоматично створювати список завдань для адаптації нового співробітника, надсилати нагадування про дедлайни та навіть формувати індивідуальні плани розвитку.

Врешті решт, спробуйте Google Calendar — це чудовий інструмент для організації дня.

Розставляйте пріоритети

Розставляти пріоритети за завданнями можна за допомогою матриці Ейзенгауера:

• важливі та термінові;
• термінові, але неважливі;
• важливі;
• неважливі та нетермінові.

Крім того, вона дає можливість зрозуміти які справи ви можете делегувати, а які вам потрібно робити самостійно.

Позбавтеся «пожирачів часу»

Що це таке? Це ті речі, які крадуть ваш робочий час, навіть якщо ви цього не помічаєте.

Ось найпоширеніші «пожирачі» часу серед HR:

1. Соціальні мережі. Перевірка Instagram «на хвилинку» легко перетворюється на пів години скролінгу.
2. Постійні дзвінки та листи. Якщо ви реагуєте на кожен вхідний лист чи дзвінок миттєво, ви постійно відриваєтесь від роботи.
3. Багатозадачність. Це міф, що одночасне виконання кількох завдань підвищує продуктивність. Насправді це лише знижує якість роботи.

HURMA рекомендує впроваджувати метод «Помодоро»:

• встановіть таймер на 25 хвилин і працюйте над одним завданням без перерв;
• після кожного 25-хвилинного «сеансу» робіть 5-хвилинну перерву.

Більш детально про це розповідає Роман у вебінарі.

Навчіться делегувати

HR-фахівці часто хочуть усе зробити самі. Але правда в тому, що ви не зможете все встигнути самостійно.

Використовуйте автоматизацію для розсилки повідомлень, підготовки документів та організації зустрічей. Це значно знижує навантаження на HR та економить час.

Приєднуйтесь до HURMA Community та отримайте додатково пʼять методик керування часом + запис вебінару «Тайм-менеджмент для HR-спеціалістів»!

Як подолати прокрастинацію та взяти контроль над своїм часом?

Прокрастинація — це не завжди лінь. Часто це наслідок перезавантаження, страху перед складними завданнями або навіть бажання уникнути відповідальності. Для HR-фахівців прокрастинація може з'явитися через рутину та відчуття, що ви "застрягли" у нескінченних процесах.

Як боротися з прокрастинацією:

1. Розбийте великі завдання на дрібні кроки. Наприклад, замість «Закрити вакансію до кінця тижня» напишіть конкретні кроки: зібрати відгуки, провести перше інтерв’ю, узгодити зарплатні очікування з кандидатом тощо.
2. Використовуйте правило 2 хвилин. Якщо завдання можна виконати менш ніж за дві хвилини, зробіть його відразу. Наприклад, відповісти на лист або зателефонувати колезі.
3. Дотримуйтеся принципу "спочатку з'їж жабу". Починайте день із найскладнішого завдання, яке відкладаєте. Після його виконання ви відчуєте полегшення та приплив енергії.
4. Використовуйте техніку “Time Boxing”. Виділяйте конкретний час на виконання кожного завдання. Наприклад, з 9:00 до 10:00 ви працюєте тільки над пошуком кандидатів. У цей час не відповідаєте на листи та дзвінки.

Task-менеджери допомагають в систематизації процесів, плануванні роботи в календарі, діаграмах, відстеження результатів і зберіганні інформації – просто спробуйте.

Як HR може покращити власний Work-Life Balance?

Баланс між роботою та особистим життям — один із головних викликів для HR-фахівців. Ви часто працюєте з людьми, які потребують допомоги та уваги, і це може створювати відчуття, що ви маєте бути на зв’язку 24/7.

Але пам'ятайте: ви не зможете допомогти іншим, якщо самі вигорите.

5 способів відновити баланс між роботою та особистим життям:

1. Встановіть чіткі межі робочого часу. Якщо ваш робочий день закінчується о 18:00, не перевіряйте робочі листи після цього часу. Під час вебінару «Ефективна робота без зайвих кроків» спікер Роман Дронов наголосив, що чіткі межі допомагають знизити рівень стресу та підвищити продуктивність.
2. Плануйте відпочинок, так само як робочі задачі. Заплануйте собі годину для прогулянки або тренування. І дотримуйтеся цього графіка так само ретельно, як і ділових зустрічей.
3. Не бійтеся сказати "ні". HR-фахівці часто хочуть допомогти всім і одразу. Але якщо ви постійно погоджуєтеся на всі прохання, ви ризикуєте перевантажити себе.
4. Використовуйте автоматизацію. Система HURMA може автоматизувати рутинні процеси: від нагадувань про дні народження співробітників до складання індивідуальних планів розвитку.
5. Не забувайте про ментальне здоров’я. Підтримуйте себе через медитацію, спорт чи просто час із сім’єю та друзями. Робота важлива, але ваше здоров'я важливіше.

Щоб бути ефективним у роботі, ви маєте бути в ресурсі. Іноді найкраще, що ви можете зробити для компанії, — це піти у відпустку й повернутися сповненими сил та нових ідей.